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Ideal-Tek SA

Un’azienda del settore strumentistica di precisione decide di rivedere come supervisionare i propri progetti, con una soluzione sicura e che permette di ridurre drasticamente i tempi di allineamento.

I benefici in breve

  • maggiore efficacia delle riunioni per gestire i progetti interni (solo con le persone interessate da punti particolari da smarcare) con riduzione della loro durata (dal 40 al 60% in meno);
  • migliore organizzazione e “pulizia” nella gestione delle informazioni di progetto;
  • migliore controllo sui tempi dei progetti (e quindi anche sul loro costo);
  • nessun rischio di perdere dati o informazioni;
  • maggiore sicurezza nell’accesso alle informazioni: ognuno vede ciò che è autorizzato a vedere (la precedente gestione tramite Excel non lo permetteva);
  • minor tempo di esecuzione dei progetti (perché lo strumento aiuta a far accadere le cose più velocemente)
  • tracciamento puntuale di ogni attività, a cui possono essere associati documenti e file;
  • tutto questo, evitando di rivolgersi a grandi brand informatici (più prestigiosi ma economicamente più impegnativi)

Il progetto in sintesi

Quando: 2016
Chi: Ideal-Tek SA
Dove: Balerna, Canton Ticino, Svizzera
Settore: strumentistica di precisione
Fatturato annuo: 5-10 milioni di franchi
Dimensioni: 60 collaboratori
Esigenza: soluzione multiutente di project management che distribuisce le attività da svolgere e ne traccia l’avanzamento, sia in termini di rispetto delle scadenze che dei costi previsti a budget.

Ideal-Tek è un’azienda che si occupa di produrre e vendere in tutto il mondo (Europa ma anche Stati Uniti e Asia) utensili di precisione per attività manuali nei settori dell’elettronica, della medicina e chirurgia, dell’orologeria

Ideal-Tek gestisce numerosissimi progetti e task in contemporanea. Dallo sviluppo nuovi prodotti alla revisione dei listini alle esigenze dettate dall’espansione in nuovi mercati. Lo ha sempre fatto lavorando su fogli Excel che presentavano 2 grandi limiti: uno legato alla parziale possibilità di condividere ed aggiornare i file (lavorando più persone contemporaneamente sui medesimi task); l’altro relativo alla “sicurezza” che questi fogli Excel, non potendo tracciare chi cambiava cosa, potevano essere modificati anche un po’ arbitrariamente.

Il contesto:

tanti progetti interni da governare, con i limiti dati dai fogli Excel e dalla carta

 

L’esigenza:

gestire al meglio i progetti con lo strumento software costruito sulle proprie esigenze (dopo averne provati parecchi!)

 

Ideal-Tek desiderava un tool per la gestione dei progetti estremamente personalizzato, non essendo soddisfatta delle soluzioni al momento presenti sul mercato. Ha chiesto un sistema personalizzato per gestire e monitorare le attività interne, sia dal punto di vista del rispetto delle scadenze, sia da quello della durata di ogni attività e anche in termini di calcolo del costo interno delle ore impiegate.
Era inoltre opportuno cercare efficienza in termini di risparmio di tempo per le numerose riunioni e di fatica mentale dei diversi responsabili, impegnati costantemente a raccogliere gli aggiornamenti dai propri colleghi prima di ogni meeting.

Abbiamo intervistato il committente, la capo progetto e alcuni suoi collaboratori per capire come strutturare al meglio (e rendere poi su una piattaforma) la gestione sia dei progetti, sia delle riunioni di avanzamento;
è stato un lavoro molto vicino ai collaboratori, con interviste e subito dopo con l’immediata creazione delle interfacce da sottoporre per spiegare come il lavoro sarebbe migliorato. Abbiamo collaborato in modo continuativo per individuare, per ogni situazione, la soluzione (e la sua interfaccia) corretta e abbiamo rilasciato parti di software con molta frequenza, al fine di coinvolgere il più possibile il Cliente. Se il Cliente in corso d’opera ci dà conferme del lavoro, non ci sono correzioni da apportare dopo e questo consente un risparmio di tempo e denaro, consegnando il progetto nei tempi e secondo il budget previsto.

L’approccio progettuale:

affiancare i collaboratori nella loro quotidianità per capire quando la soluzione dovrà essere loro utile

La soluzione:

una sistema web-based per tracciare tutti i progetti, le attività, le responsabilità, le scadenze, il budget.

Abbiamo realizzato un software in grado di:

  1. creare progetti e suddividerli in attività e sottoattività;
  2. attribuire le attività a singoli o a gruppi di lavoro con responsabili assegnati;
  3. tenere traccia di ogni avanzamento, mostrando a ogni collaboratore, in modo molto intuitivo, solo le attività a lui assegnate, al fine di evitare modifiche in attività non proprie;
  4. favorire il dialogo e la condivisione tra gli attori dei vari progetti, che possono coordinarsi nel quotidiano mediante notifiche automatiche che il sistema invia allo scatenarsi di certi eventi (attività in scadenza, filoni di progetto in ritardo o prossimi all’esaurimento delle risorse economiche e di staffing assegnate);
  5. fornire al management una visione di insieme sui progetti e rendere possibile un monitoraggio costante: ora, per condividere certi temi non è più necessario organizzare una riunione, a meno che il prendere decisioni richieda una discussione specifica.

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