Maturi & Sampietro SA
Un’azienda artigiana delle metalcostruzioni razionalizza la propria operatività quotidiana e recupera tempo prezioso da destinare all’aumento degli ordini e del fatturato.
I benefici in breve
- eliminata la carta in ufficio e in cantiere → il collaboratore lavora su smartphone/tablet;
- eliminati i “data entry”, le trascrizioni manuali e ulteriori riscritture per i cantieri (e i relativi errori di compilazione);
- eliminato il rischio di smarrire consuntivi cartacei o di omettere informazioni → nessuna perdita di fatturato;
- ridotto (molto!) il tempo necessario a produrre la fattura (perché ora si genera contemporaneamente al consuntivo);
- informazioni raccolte e codificate in modo omogeneo, da utilizzare eventualmente per compiere analisi gestionali (es., scostamenti, performance, marginalità…);
- ridotto l’impatto dell’adozione del nuovo servizio da parte dei lavoratori, grazie alle interfacce molto facili da usare. La soluzione è ormai la nuova modalità di lavoro dei collaboratori sui cantieri.
Il progetto in sintesi
Quando: 2017-2018
Chi: Maturi & Sampietro SA
Dove: Mezzovico, Canton Ticino, Svizzera
Settore: metalcostruzioni
Fatturato annuo: 5 milioni di franchi
Dimensioni: 30 collaboratori
Esigenza: soluzione ERP multiutente “end-to-end” per gestire le commesse di lavoro in ufficio e in cantiere: dalla conferma di preventivo all’ingresso dei materiali fino alla fatturazione
Maturi & Sampietro Metalcostruzioni è un’azienda di progettazione, produzione, posa e manutenzione di semilavorati per l’edilizia (profilati metallici) e soluzioni complete (telai di serramenti in acciaio, alluminio e PVC, carpenteria metallica per edifici, contenitori interrati per rifiuti solidi urbani). L’azienda è a conduzione familiare e serve Clienti con commesse nell’intero Canton Ticino.
Come avviene spesso in molte aziende di tipo artigianale, tutti i processi principali (acquisto dei materiali, redazione di un preventivo/offerta ai Clienti, redazione del consuntivo dei lavori, fatturazione) erano tracciati utilizzando fogli Excel oppure su carta. La consuntivazione degli interventi in cantiere e a domicilio era documentata a mano e non seguiva uno standard. Le informazioni per la fattura venivano caricate nel programma di contabilità a mano.
Il contesto:
molti fogli Excel e manualità nel gestire l’intero processo, con il rischio di errori e impiego di molto tempo in attività amministrative
L’esigenza:
togliere tempo alle attività non a valore per dedicarlo allo sviluppo dei Clienti
Il Cliente voleva recuperare efficienza, individuando modalità di lavoro nuove. La digitalizzazione di alcune attività quotidiane avrebbe liberato tempo per aumentare la produttività delle persone “sul campo” e avrebbe prodotto informazioni più precise sulle lavorazioni svolte.
Abbiamo individuato insieme ai referenti i bisogni di tutti gli attori coinvolti. Abbiamo definito con loro quali processi poter digitalizzare per ottenere i benefici più immediatamente tangibili. Abbiamo affiancato il loro personale nell’uscita sui cantieri, per capirne esattamente le esigenze (quali informazioni raccogliere, con quali strumenti, come consuntivare i buoni di lavoro o “extra”, ecc.) osservando come agivano sul campo.
L’approccio progettuale:
affiancare le persone mentre lavorano in ufficio e in cantiere per disegnare per loro le interfacce ideali
La soluzione:
uno strumento online integrato per gestire offerte, commesse, fatture in ingresso e in uscita e con app mobile per consuntivi e buoni di lavoro
Abbiamo co-progettato e rilasciato un tool per:
- creare l’offerta e trasformarla in una commessa di lavoro;
- abbinare alla commessa le fatture in entrata (materiali), la rendicontazione dei materiali di consumo utilizzati, la rendicontazione dal cantiere (i buoni di lavoro) con cui certificare l’esecuzione dei lavori ed emettere il documento fiscale;
- tenere traccia delle ore di lavoro lavorate da ogni operaio sui rispettivi cantieri;
- produrre gli allegati tecnici per la fatturazione e la fattura vera e propria.
Con questa soluzione completamente integrata, il Cliente ora può:
- eliminare le trascrizioni a mano tra le varie fasi della vita della commessa;
- confrontare preventivi e consuntivi, per analizzare gli scostamenti;
- creare uno storico di consuntivi che possono essere usati per realizzare nuovi preventivi sempre più precisi (frutto di stime di lavoro e utilizzo materiali sempre più attendibili).
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